Dossierbeheerder in de HR (M/V) Ref: R270

Dossierbeheerder in de HR (M/V) Ref: R270

5 april 2022

MISSIE VAN DE DIENST
De missie van de DAS is het beheren van de administratieve dossiers van alle OCMW-medewerkers gedurende hun hele loopbaan en om de berekening en het beheer van de salarissen te verzekeren.

MISSIE EN ALGEMENE ACTIVITEITEN VAN DE FUNCTIE
Binnen de DAS zal je verantwoordelijk zijn voor een portefeuille van administratieve personeelsdossiers ter voorbereiding van de verloning, in overeenstemming met de geldende regelgeving, interne processen, contractuele bijzonderheden, soorten statuut, enz…

Administratief beheer van arbeidsovereenkomsten, bijlagen en wijzigingen gedurende de loopbaan
-  Opstellen en bijwerken van de individuele dossiers van de agenten in de verschillende stadia van hun loopbaan: Dimona, attesten, verlof, …;
-  De beraadslagingen schrijven met betrekking tot de dossiers beheerd voor het Vast Bureau (BP) en de Raad voor Sociale Actie (CAS), evenals de contracten en hun bijlagen;
-  Verwelkomen, informeren, inlichten van de medewerkers ivm hun persoonlijk dossier, hun vragen beantwoorden en problemen oplossen ;
-  De regelmatigheid controleren van de administratieve documenten die van verschillende instellingen uitgaan en die nodig zijn voor het bijwerken van de personeelsdossiers ;
-  Diverse documenten schrijven: brieven, attesten, sociale documenten, notulen, dienstorders indien nodig;
-  Kennis updaten van processen, interne procedures en eventuele wetgeving om de hiërarchie te kunnen adviseren over deze verschillende zaken.

Beheer van arbeidstijd
-  Zorgen voor de opvolging van de arbeidstijd van de personeelsleden en aanpassen van hun dossiers op basis van elementen zoals: het punten, overuren, jaarlijks verlof, afwezigheden wegens ziekte en verlof;
-  Beheren en zorgen voor de opvolging van loopbaanonderbrekingen, van omstandigheden, arbeidstijdverkorting alsook onbetaald verlof in verband met de personeelsleden met dewelke u belast bent. Zorgen voor interne en externe communicatie en een correcte opvolging van dossiers;
-  Zorgen voor het in voege brengen van medische controles bij de personeelsleden met dewelke u belast bent. Ervoor zorgen dat het wordt gecommuniceerd aan de betrokken autoriteiten, evenals de correcte opvolging van de dossiers;
-  Beheer het einde van contracten van de personeelsleden met dewelke u belast bent. Zorg dragen voor de mededeling ervan aan de betrokken overheden en voor de correcte opvolging van de dossiers.
-  Zorg voor back-ups voor collega’s indien nodig.

Beheer van toegang en extralegale voordelen
-  Coördineren en zorgen voor het toegangsbeheer voor nieuwkomers: vingerafdruk, sleutels, kaarten, computertoegangsrechten evenals het ter beschikking stellen van de benodigde apparatuur bij het opnemen van hun taken: apparatuur en materialen ;
-  Opvolgen van communicatie- en reiskosten voor de dossiers van de personeelsleden voor wie je verantwoordelijk bent.

PROFIEL VAN DE FUNCTIE
-  Bachelor in Human Resources of aantoonbare ervaring in een soortgelijk vakgebied ;
-  Ervaring bij een lokale overheid is een troef ;
-  In het bezit zijn van het Selorbrevet overeenkomstig artikel 9 §1al.1 of artikel 9 §2 van het Koninklijk Besluit van 8 maart 2001 – waaruit blijkt dat u voldoende kennis van het Frans hebt.

TE VERKRIJGEN VAARDIGHEDEN (TIJD TE BEPALEN)
Regelgeving/Wetgeving:
-  De structuren en werking van de administratie kennen ;
-  De besluitvormende / overlegorganen kennen ;
-  De relevante regelgeving voor uw afdeling kennen ;
-  Sociaal Handvest / Administratief en geldelijk statuut van het personeel / Arbeidsreglement / Welzijnscode op het werk.

Technische vaardigheden:
-  Probleemoplossend zijn;
-  Ontwerpen of gebruik planning- en monitoringtools voor persoonlijk beheer.

Kantoortoepassingen:
-  Praktische/technische vaardigheden op het gebied van computers, kantoorautomatisering (Word, Excel, Outlook, etc.);
-  Alle functionaliteiten van de software kunnen gebruiken die nuttig zijn voor de uitoefening van de functie;
-  De specifieke IT-toepassingen van de afdeling (Workflow, HR-Access) kennen.

Schriftelijke uitdrukkingstechnieken:
-  Beraadslagingen schrijven ;
-  Gestructureerd en foutloos brieven, e-mails en notities kunnen schrijven.

Mondelinge uitdrukkingstechnieken :
-  Duidelijk de informatie en de essentiële punten betreffende een dossier weergeven ;
-  Het onderhouden van een goede communicatie met diensten buiten het OCMW;
-  Over empathie beschikken.

DOOR DE WERKGEVER AANGEBODEN VOORDELEN
-  Fulltime contract van onbepaalde duur ;
-  Flexibele werktijden en hybride werken mogelijk ;
-  24 dagen jaarlijks verlof en min. 8 dagen extra legaal verlof (vr fulltime) ;
-  Salaris package : maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, automatische baremaverhogingen, eindejaarspremie, tweetaligheidspremie (indien Selor certificaat) ;
-  HIS-kaart: geeft recht op kortingen in de Iris Zuid-ziekenhuizen (HIS) en bepaalde winkels ;
-  Mogelijkheid om bijscholingen en opleidingen te volgen ;

COD, voltijds,

Gelieve uw CV en uw motiveringsbrief vóór 08/05/2022 te sturen naar het volgend adres :
Job1 cpasstgilles.brussels
met in het onderwerp vermelding van onze referentie "RECRUT 270" aub.
Enkel de kandidaturen die deze instructies respecteren zullen in aanmerking genomen worden.
Enkel de weerhouden kandidaturen zullen gecontacteerd worden.