Administratief en onthaalassistent (M/F) (Ref: RECRUT 258)

Administratief en onthaalassistent (M/F) (Ref: RECRUT 258)

10 januari 2022

OPDRACHT VAN HET DEPARTEMENT / DE DIENST
Binnen het Departement van Sociale Actie, heeft het Steunpunt als opdracht :
-  Een groot publiek toegang geven tot een plaatselijke dienst op het gebied van informatie, begeleiding en steun ;
-  Om te handelen in termen van her-socialisatie ;
-  Verbetering van de zichtbaarheid van de verschillende sociale, culturele, sport- en vrijetijdscentra van de gemeente.

OPDRACHT EN ALGEMENE ACTIVITEITEN VAN DE FUNCTIE
De administratieve en onthaalassistent is belast met het onthaal van het publiek en het bijstaan van het publiek bij bepaalde administratieve en/of sociale procedures. Hij/zij staat het team bij in de verschillende administratieve procedures die inherent zijn aan de activiteiten van de dienst. De administratief medewerker draagt bij tot de goede werking van het team en draagt de waarden van een kwaliteitsvolle openbare dienst uit.

Als onderdeel van de dienst :
-  Onthaal en begeleiding van het publiek ;
-  Het publiek bijstaan bij het uitvoeren van bepaalde administratieve en/of sociale procedures in overleg met het team ;
-  Ontvangen en voeren van interne en externe telefoongesprekken ;
-  Voorbereiden en assisteren bij het beheer van post en dagvaardingen ;
-  In ontvangst nemen, registreren, archiveren en verzenden van diverse documenten ;
-  Het verlenen van bepaalde logistieke ondersteuning: fotokopiëren, kantoorbenodigdheden, koffie bestellen, enz ;
-  Zorgen voor de overdracht van informatie aan het team ;
-  Handhaving van een vertrouwensrelatie en eerbiediging van het beroepsgeheim ;
-  Het team bijstaan bij het coderen en administratief opvolgen van de dashboards, databanken en aanwezigheidsfiches van de deelnemers ;

PROFIEL VAN DE FUNCTIE
Vereist diploma : enkel de kandidaturen van de houders van de volgende diploma’s worden in aanmerking genomen, met name : Getuigschrift von hoger secundair onderwijs (kantoorautomatisering)

Kennis (theoretisch, reglementaire…) :
-  Kennis van OCMW’s: werking, opdracht en prioriteiten (troef) ;
-  Kennis van secretariële technieken (opstellen van documenten, opmaakmethoden, archiveringsmethoden, goede spelling, enz.) ;
-  Kennis van de werking van kantoorapparatuur ;
-  Kennis van het Frans / Nederlands.

Praktische / technische vaardigheden (informatisch, procedures…) :
-  Goed contact bij het ontvangen van het publiek;
-  Het werk organiseren volgens prioriteiten en instructies;
-  Computervaardigheden: Word, Excel, Outlook;
-  Goede mondelinge communicatieve vaardigheden;
-  Teamspeler;
-  Teamgeest. Gevoel voor service;
-  Vermogen om te luisteren ;
-  Beschikbaarheid;
-  Gevoel van samenwerking;

Waarden :
-  Ten opzichte van het publiek : zin voor de dienst, luistervaardigheid, zin voor onthaal.
-  Ten opzichte van de collega’s : teamspirit, zin voor samenwerking, solidariteit ;
-  Ten opzichte van het werk : betrokkenheid, autonomie, soepelheid, striktheid en organisatie, discretie, loyaliteit, initiatief, oplosgerichtheid.

DOOR DE WERKGEVER AANGEBODEN VOORDELEN
-  Flexibele werktijden mogelijk ;
-  Hybride werken mogelijk ;
-  24 dagen jaarlijks verlof (vr fulltime) ;
-  min. 8 dagen extra legaal verlof (vr fulltime) ;
-  Automatische baremaverhogingen ;
-  Eindejaarspremie ;
-  Maaltijdcheques (€8,00 bruto per cheque) ;
-  HIS-kaart: geeft recht op kortingen in de Iris Zuid-ziekenhuizen (HIS) en bepaalde winkels ;
-  Hospitalisatieverzekering ;
-  Mogelijkheid om bijscholingen en opleidingen te volgen ;
-  op 1km van het Zuidstation.

CBD tot 31/12/2022, voltijds

Gelieve uw CV en uw motiveringsbrief vóór 01/02/2022 te sturen naar het volgend adres :
Job8 cpasstgilles.brussels
met in het onderwerp vermelding van onze referentie "RECRUT 258" aub.
Enkel de kandidaturen die deze instructies respecteren zullen in aanmerking genomen worden.
Enkel de weerhouden kandidaturen zullen gecontacteerd worden.