Assistant administratif et d’accueil (M/F) (Ref : RECRUT 258)

Assistant administratif et d’accueil (M/F) (Ref : RECRUT 258)

10 janvier 2022

MISSION DU DEPARTEMENT / SERVICE
Au sein du Département de l’Action Sociale, le Point d’Appui a pour mission :
-  De permettre à un large public d’accéder à un service de proximité en matière d’information, d’orientation et d’accompagnement ;
-  D’agir en matière de resocialisation ;
-  D’améliorer la visibilité des différents pôles sociaux, culturels, sportifs et de loisirs de la Commune.

MISSION ET ACTIVITES GENERALES DE LA FONCTION
L’assistant(e) administratif et d’accueil est en charge de l’accueil du public et de l’accompagnement du public dans le cadre de certaines démarches administratives et/ou sociales. Il/elle assiste l’équipe dans le cadre des différentes démarches administratives inhérentes aux activités du service. L’assistant(e) administratif contribue au bon fonctionnement de l’équipe et véhicule les valeurs d’un service public de qualité.

Dans le cadre du service :
-  Accueillir et orienter le public ;
-  Seconder le public dans la concrétisation de certaines démarches administratives et/ou sociales en concertation avec l’équipe ;
-  Recevoir et donner des appels téléphoniques en interne et en externe ;
-  Préparer et aider à la gestion du courrier et des convocations ;
-  Réceptionner, enregistrer, classer et transmettre divers documents ;
-  Assurer certaines activités de soutien logistique : photocopies, fournitures de bureau, commande café, … ;
-  Assurer la transmission d’informations auprès de l’équipe ;
-  Entretenir une relation de confiance et respecter le secret professionnel ;
-  Seconder l’équipe dans le cadre de l’encodage et le suivi administratif des tableaux de bord, bases de données et fiches de présence des participants.

PROFIL DE LA FONCTION
Diplôme requis : seules les candidatures des titulaires des diplômes suivants seront prises en compte, à savoir : Certificat d’enseignement secondaire supérieur (bureautique)

Connaissances (théoriques, réglementaires…) :
-  Connaissance des CPAS : fonctionnement, mission et priorité (atout) ;
-  Connaissance des techniques de secrétariat (rédaction de documents, méthode de mise en forme, méthodes de classement, bonne orthographe, …) ;
-  Connaissance du fonctionnement des appareils bureautiques ;
-  Connaissance du français / néerlandais.
- 
Compétences pratiques / techniques (informatiques, procédures…) :
-  Bon contact lors de l’accueil du public ;
-  Organiser son travail en tenant compte des priorités et des instructions ;
-  Connaissances informatiques : Word, Excel, Outlook ;
-  S’exprimer oralement de manière correcte ;
-  Esprit d’équipe ;
-  Sens du service ;
-  Qualité d’écoute ;
-  Disponibilité ;
-  Sens de collaboration ;

Valeurs :
-  Vis-à-vis du public : sens de l’accueil, neutralité, capacité d’écoute ;
-  Vis-à-vis des collègues : capacité de travail en équipe et en réseau, respect de la structure hiérarchique ;
-  Vis-à-vis du travail : rigueur et gestion administrative, respect des procédures, capacité d’adaptation en tenant compte des priorités et des instructions, capacité d’organisation, esprit de synthèse.

AVANTAGES OFFERTS PAR L’EMPLOYEUR
-  Possibilité d’un horaire flexible ;
-  Possibilité de travailler en hybride ;
-  24 jours de congé annuel (pr temps plein) ;
-  Min. 8 jours congé extra légal (pr temps plein) ;
-  Augmentations barémiques automatiques ;
-  Prime de fin d’année ;
-  Chèques repas (€8,00 brut par chèque) ;
-  Carte HIS : donne droit à des réductions dans les Hôpitaux Iris Sud (HIS) et certains commerces ;
-  Assurance d’hospitalisation ;
-  Possibilité de suivre des formations (continués et prof.) ;
-  à 1km de la garde du Midi.

CDD jusqu’au 31/12/2022, temps plein

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation avant le 01/02/2022 à l’adresse suivante :
Job8 cpasstgilles.brussels
en mentionnant dans le sujet notre référence : "RECRUT 258" svp.
Seules les candidatures respectant ces consignes seront prises en compte.
Seules les candidats sélectionnés seront contactés.